Скорее всего, большинство людей под цифровизацией в сфере охраны труда подразумевают роботов-помощников, VR-очки, камеры наблюдения и различные датчики. Но мало кто задумывается об одной из важнейших задач специалистов по охране труда – документообороте. В этом направлении тоже есть цифровые решения – ЭДО (электронный документооборот), который подписывается при помощи электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Сегодня мы расскажем вам о том, что это такое и для чего это нужно!

Что это такое?

Сначала разберемся, что такое «электронный документ». Электронный документ — это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой документ. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Это процесс очень схож с отправкой электронной почты, только с проверкой оператора легитимности электронной подписи.

Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Главные плюсы

1. Прозрачная отчетность

2. Невозможность подписывать документы «задним числом»

3. Избавление от потери документов

4. Снижение затрат на печать и отправку

5. Удобный цифровой архив